La importancia de la gestión de ideas para el éxito empresarial (4 de 5)

La importancia que tiene la persona que facilita y modera las actividades de gestión de ideas
September 2016

Ya hemos visto que para generar buenas ideas necesitamos gestionar el conocimiento, la información, las metodologías y las herramientas, pero todo esto no vale de mucho si cuando tenemos que generar ideas no sabemos sacarle buen partido a la información y a los participantes. Por eso, en esta entrega vamos a explorar la importancia que tiene la persona que facilita y modera las actividades de gestión de ideas para impulsar la calidad de los resultados. 

5. El rol del facilitador en la gestión de ideas 

En toda sesión de generación de ideas debe haber un facilitador. Según la RAE, se trata de la persona que se desempeña como instructor u orientador de una actividad. Sin embargo, esta definición es muy superficial en el contexto en el que estamos trabajando. Es por eso que vamos a usar la que dieron Doyle y Kaner (2007), quienes escribieron toda una guía de referencia en la que exploran el papel del facilitador en la toma de decisiones en un contexto de negocio. Ellos lo definen como: “Un individuo que permite a los grupos y organizaciones trabajar de manera más eficaz; a colaborar y lograr sinergias. Él o ella es de "contenido neutral" que, al no tomar partido, expresar o defender un punto de vista durante la actividad, puede abogar por procedimientos abiertos, justos e inclusivos para llevar a cabo el trabajo del grupo”. Es decir, se trata de un personaje neutral pero básico a la hora de guiar el pensamiento, facilitar la toma de decisiones y ayudar al grupo a llegar a un consenso. También es el encargado de una función básica pero esencial: dirigir al grupo hacia el objetivo, y es que el facilitador es quien tiene la brújula de la generación de ideas; no conoce el destino pero sabe hacia dónde hay que ir para alcanzarlo.

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La profesión de facilitador se formalizó hace relativamente poco, en 1993, cuando se fundó en Canadá la Asociación Internacional de Facilitadores. Con ello querían demostrar la importancia de las habilidades y competencias necesarias para hacerlo bien. De hecho, desde esta institución definieron los seis objetivos clave que debe cumplir un buen facilitador: (1) Fomentar relaciones colaborativas (2) Crear y desarrollar una atmósfera de participación (3) Planificar el proceso (4) Promover y mantener el conocimiento profesional (5) Guiar al grupo hacia los objetivos establecidos (6) Estimular actitudes positivas entre los participantes. Por lo tanto, no toda persona que quiera puede ser un buen facilitador. Para poder cumplir esos objetivos hacen falta ciertas aptitudes, ¿cuáles son? Pues difieren desde lo más básico, como el control del tiempo o de la agenda hasta habilidades más complejas como la de escuchar, parafrasear, agrupar conversaciones, mantener la atención de las personas y equilibrar la participación, sobre todo con participantes introvertidos. Es precisamente la gestión de personas introvertidas lo que disparó la atención de los fundadores de IDEO, Tom y David Kelly, quienes identificaron los cuatro miedos por los que a la gente le cuesta participar en sesiones de generación de ideas colectivas: (1) Miedo a lo desconocido, que surge cuando salimos de nuestra zona de confort y no controlamos el tema del que se trata. (2) Miedo a ser juzgado, por el que las personas se preocupan en exceso por lo que dirán otros (como nota curiosa, es un miedo que el ser humano desarrolla desde la adolescencia, nos acompaña durante nuestra etapa adulta y es en el entorno de negocios donde más nos limita). (3) Miedo a dar el primer paso, este miedo lo podemos asociar al miedo del escritor a la página en blanco o el del profesor al primer día de colegio. Es en definitiva, el miedo a ser el primero en hablar. (4) Miedo a perder el control, es decir, cuando generas ideas, no se trata solo de ideas, sino que se está compartiendo poder y control hacia el producto, el equipo y la empresa, por lo que ciertas personas no se sienten cómodas en este tipo de situaciones donde no puede controlar todo lo que sucede. Podemos, por lo tanto, entender la complejidad de comportamientos que debe tener en consideración un facilitador a la hora de gestionar la actividad, más allá de las propias metodologías, herramientas o dinámicas de la sesión.

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En cuanto a los diferentes tipos de facilitadores, podemos dividirlos en dos: los que se centran en el proceso y los que se centran en el contenido. Los primeros están más enfocados en los métodos y procedimientos, cómo se mantienen las relaciones, cómo se usan las herramientas y cómo se establecen las normas, las dinámicas del grupo y el clima de la sesión. Por otro lado, el facilitador de contenido presta más atención a las tareas a desarrollar, al problema que hay que solucionar, el tema a tratar, las decisiones tomadas y los objetivos a alcanzar. En resumen, la facilitación centrada en el proceso busca que éste y la metodología funcionen perfectamente mientras que el facilitador de contenido busca guiar el pensamiento de los participantes hacia una solución grupal del problema. Idealmente un facilitador no debería tener que decidir por uno u otro sino que debería considerar ambos aspectos para desarrollar una tarea efectiva. En cuanto al papel del facilitador en la práctica, podemos decir que desde nuestra experiencia a veces no se le da el valor que merece. Al igual que la generación de ideas tiende a infravalorarse, el papel de la persona que lo dirige y su importancia también suele pasar desapercibida. Aunque a priori parezca que no tiene demasiada importancia, no tener un buen sistema de facilitación en proyectos de innovación impacta negativamente en dos aspectos esenciales: (1) la falta de consenso por parte de los participantes en la solución del problema lleva a fallos de implementación. Si las personas no están convencidas de la solución, poca voluntad pondrán para que se lleve a cabo; y (2) no emplear correctamente el potencial intelectual de los empleados hace que la organización no enfoque bien su estrategia y le resulte más complicado resolver temas clave. Como hemos visto, el papel del facilitador conlleva mucho más que pedirles a las personas que escriban sus pensamientos en post-its. El facilitador es el encargado de guiar el pensamiento crítico, divergente y convergente, de los participantes hacia una efectiva generación de ideas. En nuestro próximo post trataremos el siguiente paso, la evaluación de las ideas, y cómo podemos decidir de manera sistemática cuáles son las ideas que debemos seleccionar para llevar a la siguiente fase. Como siempre, si quieres profundizar en algún aspecto de la gestión de ideas o simplemente quieres conocernos, contacta con nosotros y nos tomamos un café.

Marta Pérez
Consultant